Glossaire dédié aux stages

A

Accident de trajet: Est considéré comme tel l’accident survenu durant le trajet effectué entre la résidence du stagiaire et le lieu de travail ou entre le lieu de travail et le lieu où le ou la stagiaire prend habituellement ses repas. Pour être reconnu comme un accident de trajet, celui-ci doit avoir lieu durant un laps de temps cohérent par rapport aux horaires de travail.
Accident de travail: Est reconnu comme tel l’accident survenu sur le lieu de stage (mentionné dans la convention de stage) ou lors d’un déplacement professionnel ayant fait l’objet d’une autorisation préalable de l’organisme d’accueil et signalé à l’Université. Cet accident doit avoir lieu pendant les heures de travail habituelles du stagiaire au sein de la structure du stage.
Année N: Année universitaire de référence, en cours.
Année N +1: Année qui suit l’année universitaire de référence (soit l’année N).
Année universitaire: Période allant du 1er septembre (année N) au 31 août (année N+1) durant laquelle le stage doit s’effectuer.
Ariane: Site internet sur lequel l’étudiant ou l’étudiante désirant faire un stage à l’étranger doit s’inscrire, ce qui lui permet de se signaler gratuitement auprès du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, ceci afin d’être informé en temps réel en cas de problème majeur dans le pays d'accueil.

https://fildariane.diplomatie.gouv.fr/fildariane-internet/accueil
Association: Structure, dans laquelle l’étudiant ou l’étudiante peut effectuer son stage, regroupant deux ou plusieurs individus mettant en commun leurs connaissances ou leurs activités dans un but autre que celui de partager des bénéfices.
Assurance de responsabilité civile: Obligatoire, elle couvre les dommages qu’un étudiant ou une étudiante pourrait causer à un tiers au cours de son stage. Il est possible de faire appel à l’assureur des parents du ou de la stagiaire, qui peut proposer un tarif intéressant, ou encore à une mutuelle étudiante.
Attestation de stage: Document mentionnant la durée totale du stage et le montant de la gratification obtenue par l’étudiant ou l’étudiante. Doit être remis au ou à la stagiaire par l’organisme d’accueil une fois le stage terminé.
Autorisation d'absence: Élément dont les modalités et les règles sont détaillées dans la convention de stage. Pour les stages dont la durée est supérieure à 2 mois (et dans la limite de la durée maximale de 6 mois), la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence au bénéfice du ou de la stagiaire au cours de la période de stage. En dehors des congés légaux et prévus par la convention de stage, l’organisme d’accueil est libre d’accepter ou de refuser toute autre demande d’autorisation d’absence.
Avantage en nature: Il peut s’agir d’un accès à la cantine du lieu du stage, du remboursement des frais de transports, de chèques-vacances, ou de tout élément dont le ou la stagiaire peut bénéficier dans les mêmes conditions que les salariées ou les salariés, à condition que ces avantages soient bien mentionnés dans la convention de stage.
Avenant: Document où doit être mentionné les différentes modifications du stage (changement de date de fin de stage, d’horaires, ou même de tuteur ou de tutrice…) par rapport à la situation initiale décrite dans la convention de stage.

B

Bureau d'Aide à l'Insertion professionnelle (BAIP): A pour mission de mettre en place et de coordonner des actions visant à accompagner les étudiantes ou les étudiants dans leur stratégie de recherche de stages, ainsi que les jeunes diplômés ou diplômées dans l'élaboration de leurs projets professionnels, puis dans leur recherche d’emploi.

C

Césure: Période de suspension temporaire et volontaire des études, dont l’objectif est d’acquérir une expérience professionnelle ou personnelle. Il est possible d’effectuer des stages durant une césure, dans le cadre d’un cursus de formation comprenant moins de 200 heures d’enseignement. Toutes les autres règles relatives aux stages sont applicables de la même façon aux stages réalisés dans le cadre d’une césure.
Code APE (Activité Principale Exercée): Nécessaire pour enregistrer sa convention de stage, ce code se compose de 4 chiffres et d’1 lettre et permet d'identifier la branche d'activité principale d'une entreprise ou d'une société. Aussi appelé code NAF, il se base sur la nomenclature nationale d'activités française (consultable sur le site de l'Insee).
Collectivité: Autorité publique distincte de l’État (qui peut être soit une commune, soit un département, soit encore une région) au sein de laquelle il est possible d’effectuer son stage.
Compétence: Se définit comme une capacité d’action efficace face à une situation précise. Le stage est un moyen d’acquérir des compétences professionnelles.
Convention de stage: Document légal devant être obligatoirement établi dès que l’étudiant ou l’étudiante obtient de son enseignant ou de son enseignante l’accord pour débuter son stage. Signée par toutes les parties avant le début du stage, la convention de stage doit fournir des informations sur : les contractants ou les contractantes, les missions du stage, les compétences à acquérir ou développer, le cursus de formation suivi par l’étudiante ou l’étudiant, le nom du tuteur ou de la tutrice, le lieu du stage, sa durée, la gratification, les avantages éventuels accordés au stagiaire ou à la stagiaire, les modalités de validation du stage, les autorisations d’absence, le régime de protection sociale…
Curriculum vitae: Doit mentionner de façon claire et attractive les formations, les expériences (jobs d’été, bénévolat, stages de 3e…), les compétences acquises et les centres d’intérêt d’un étudiant ou d’une étudiante afin de convaincre la personne chargée du recrutement de le ou de la prendre en stage (et, ultérieurement, en emploi). La présentation du CV dépendra de l’objet de la candidature.

D

Dénomination sociale: Correspond au nom officiel et obligatoire d’une entreprise qui permet de l’identifier en tant que personne morale. C’est aussi l’appellation sous laquelle une société est inscrite au Registre National des Entreprises (RNE) et au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
Devoir de réserve: Exigé par l’organisme d’accueil, il doit être observé par le ou la stagiaire qui s’engage à n’utiliser et à ne diffuser, sans accord préalable, aucune information recueillie ou obtenue pour en faire publication, communication à des tiers, y compris le rapport de stage. Cet engagement vaut non seulement pour la durée du stage, mais aussi après son expiration.
Durée du stage: Est de 6 mois maximum par organisme d'accueil et par année de formation. Il est possible d’effectuer plusieurs stages dans différentes structures dont la durée cumulée peut être supérieure à 6 mois.
Cette durée est déterminée en tenant compte de la présence effective du ou de la stagiaire dans l'organisme d'accueil de la façon suivante :
- 7 heures de présence, consécutives ou non, représentent 1 jour de stage ;
- 22 jours de présence représentent 1 mois de stage.
La durée maximale de 6 mois de stage est atteinte dès lors que le ou la stagiaire a accompli, durant l'année d'enseignement, 924 heures de présence effective dans l'organisme d'accueil.

E

ECTS (European Credit Transfer and Accumulation System/Système Européen de Transfert et d’Accumulation de Crédit): Il est possible d’en obtenir en effectuant un stage dit obligatoire.
Enseignant référent ou enseignante référente: Désigné par la formation, il ou elle est en charge de la validation de la mission du stage de l’étudiant ou de l’étudiante et de sa validation avec le tuteur ou la tutrice du stage, qui encadre le ou la stagiaire dans l’organisme d’accueil.
Entreprise: Organisation économique, produisant des biens et services, qui peut accueillir un ou une stagiaire.
Entretien: Doit être méthodiquement préparé afin de convaincre l’employeur de la qualité des aptitudes personnelles, ainsi que des connaissances et compétences acquises lors de ses études par l’étudiant ou l’étudiante.
Etablissement d'accueil: Entité juridique qui accueille le ou la stagiaire pendant la durée définie dans la convention de stage. Il peut s’agir d’une entreprise publique ou privée, d’établissements publics, d’administrations, d’associations, d’hôpitaux, d’organismes à l’étranger, etc.
Évaluation de la qualité du stage: Prend la forme d’un questionnaire portant sur la qualité et les conditions dans lesquelles s’est déroulé le stage. Réalisée par le ou la stagiaire et l’organisme d’accueil, cette évaluation valide l’expérience professionnelle de l’étudiant ou de l’étudiante, en apportant un retour constructif visant à améliorer les programmes de stage et à contribuer au développement personnel et professionnel des futurs diplômés ou des futures diplômées.
Evaluation pédagogique: Questionnaire renseigné par le ou la responsable pédagogique permettant de noter le stage de l’étudiant ou de l’étudiante.

F

Fiche pays: En faire la demande sur le site France Diplomatie - Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères dans le cas d'un stage à l'étranger. Cette Fiche pays sera retournée à l’étudiant ou à l’étudiante au plus tard 1 mois avant le début de son stage et elle lui apportera des informations mises à jour sur les conditions d'accueil et de sécurité du pays de sa destination. Les exemplaires de cette fiche seront à agrafer obligatoirement aux 4 exemplaires de la convention de stage.

G

Gratification: Somme d’argent versée dans le cadre d’un stage et qui ne peut être assimilée à un salaire. Son montant minimal horaire est fixé à 15% du plafond de la Sécurité sociale. Le terme « gratification » signifie que le montant versé au ou à la stagiaire ne sera pas soumis à impôts, à condition qu’il n’excède pas le maximum déterminé par la loi.

I

Interruption du stage: Temporaire ou définitive, elle peut résulter de tâches ou de conditions non conformes au projet pédagogique de l’établissement d’enseignement. Une maladie, un accident, une maternité, une paternité ou une adoption du ou de la stagiaire, le non-respect de la convention de part ou d’autre ou la rupture de celle-ci par l’organisme d’accueil sont d’autres motifs d’interruption d’un stage, interruption qui doit être notifiée à tous les signataires de la convention de stage.

L

Lettre de motivation: Document écrit, envoyé en complément du CV, qui prend la forme d’un courrier adressé à un recruteur ou une recruteuse (le plus souvent par mail). D’une page maximum, cette lettre doit être simple et à la fois personnalisée en fonction du parcours de l’étudiant ou de l’étudiante. Comme son nom l’indique, elle doit faire part de ses motivations et évoquer ses compétences pour le poste.
Personnalisée en fonction du parcours et du profil de l’étudiant ou de l’étudiante, la lettre de motivation doit être construite et argumentée de façon à convaincre une structure de prendre en stage tel étudiant ou telle étudiante.

M

Maître ou maîtresse de stage: Est chargée ou chargé d’assurer le suivi du stagiaire ou de la stagiaire et d’optimiser les conditions de réalisation de son stage.
Maladie professionnelle: Au même titre qu’un ou une salariée, le ou la stagiaire peut contracter une maladie professionnelle, conséquence de son exposition plus ou moins prolongée à un risque qui se révèle au cours des tâches qui lui sont confiées lors de son stage. Cette maladie peut être prise en charge par la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM).
Mise en situation professionnelle: Période temporaire du stage au cours de laquelle l’étudiant ou l’étudiante acquiert des compétences professionnelles et met en œuvre les acquis de sa formation en vue d'obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle.

N

Numéro Siret: Le Système d'identification du répertoire des établissements (Siret) est composé de 14 chiffres : les 9 chiffres du numéro Siren (le Système d'Identification du Répertoire des Entreprises qui facilite l’accès aux informations légales d’une société) suivis des 5 chiffres du Numéro Interne de Classement (NIC), spécifique à chaque établissement. Le numéro Siret permet d'identifier géographiquement une entreprise et chaque établissement qui la compose auprès des organismes sociaux et fiscaux.

O

Organisme d'accueil: Il s’agit de l’entité juridique qui accueille le ou la stagiaire pendant la durée prévue dans la convention de stage. L’organisme d’accueil peut revêtir toutes les formes juridiques : entreprise publique ou privée, établissement public, administration, association etc.

P

Projet professionnel: Peut être anticipé et analysé lors de la recherche du stage et durant celui-ci. Doit tenir compte à la fois de ce que l'on sait faire, de ses aspirations, de la réalité du marché du travail, d'un secteur d'activité et, bien sûr, de la formation académique suivie par le ou la stagiaire. Planifier et réaliser son projet professionnel nécessite la recherche d’informations sur les métiers et les secteurs d’activité, ainsi que la consultation de ressources d’orientation et d’insertion professionnelle.

R

Rapport de stage: Document écrit, à soumettre à son tuteur ou sa tutrice de stage, ainsi qu’à son enseignant référent ou son enseignante référente. Doit démontrer au jury que le stage a consisté en un parcours professionnel permettant d’acquérir une connaissance approfondie et des compétences d'un secteur d'activité donné.
Repas: Durant son stage, le ou la stagiaire doit avoir accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés ou les salariées. Cette participation de l’employeur à ses frais de repas constitue l’un des droits de l’étudiant ou de l’étudiante durant son stage.
Réseau Pro: Plateforme de stages et d'emplois, commune à 10 établissements d'enseignement supérieur en Île-de-France, destinée à aider à l’insertion professionnelle des diplômés et des diplômées.
Rupture de stage: Peut être envisagée en cas de tâches non conformes avec le projet pédagogique de l’établissement d’enseignement. Peut également survenir en cas de maladie, accident, maternité, paternité ou adoption du ou de la stagiaire, de non-respect de la convention de stage de part ou d’autre, ou encore de rupture de la convention de stage à l’initiative de l’organisme d’accueil.
Un avenant de rupture à la convention de stage doit alors être établi, avenant qui devra être signé par la scolarité, le tuteur ou la tutrice de stage, l’enseignant référent ou l’enseignante référente, et enfin le ou la stagiaire, ceci afin de régulariser sa situation.

S

Service Commun Universitaire d’Information, d’Orientation et d’Insertion Professionnelle (SCUIO-IP): Présent dans chaque université francilienne, ce service a pour mission d’informer, d’orienter et d’accompagner les lycéens ou les lycéennes, les étudiants ou les étudiantes dans leur orientation et dans la construction de leur projet professionnel durant leur formation, ceci afin de favoriser leur insertion professionnelle, ce qui inclue l’aide à la recherche de stages.
Stage: Période temporaire de mise en situation en milieu professionnel, qui permet d’acquérir des compétences professionnelles et de mettre en œuvre les acquis de sa formation en vue d’obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle. Le ou la stagiaire se voit confier une ou des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d’enseignement et approuvées par l’organisme d’accueil.
Stage à l'international: Il est possible d’effectuer son stage à l’étranger, à condition de pratiquer la langue du pays d’accueil (ou à tout le moins l’anglais), d’informer de votre projet votre enseignant référent ou votre enseignante référente, et de remplir votre demande de Fiche Pays.
Stage dit non obligatoire: Il est possible de l’effectuer, mais il ne délivre pas d’ECTS (European Credit Transfer and Accumulation System/Système Européen de Transfert et d’Accumulation de Crédit).
Stage dit optionnel: Non obligatoire, il est néanmoins possible de l’effectuer et d’obtenir, grâce à lui, une bonification.
Stage obligatoire: Nécessaire à la validation du diplôme, il donne généralement droit à des ECTS (European Credit Transfer and Accumulation System/Système Européen de Transfert et d’Accumulation de Crédits).
Stagiaire: La convention de stage signée entre les différentes parties confère à l’étudiant ou à l’étudiante le statut de stagiaire, qui est différent de celui de salarié ou de salariée. Ce statut de stagiaire couvre les droits et les obligations des parties signataires de la convention.
Statut juridique de l'organisme d'accueil: Il peut s’agir d’une Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), d’une Société à responsabilité limitée (SARL), d’une Société Anonyme (SA), d’une Société en Nom Collectif (SNC)... Le statut juridique d’une entreprise est fonction des éléments suivants : le nombre d'associés, le montant du capital social ou encore le régime social ou fiscal du dirigeant ainsi que l'étendue de sa responsabilité.
Sujet du stage: Doit toujours être relié à la formation universitaire suivie par le ou la stagiaire.

T

Taux horaire: Fixé à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, le taux horaire de la gratification est calculé sur la base de la présence effective du ou de la stagiaire au sein de l’organisme d’accueil. Ce taux horaire est revalorisé chaque année, sauf exception.
Thème du stage: Doit toujours être lié à la formation universitaire suivie par le ou la stagiaire.
Transports: Au même titre et dans les mêmes conditions que pour les salariés ou les salariées, l’employeur doit rembourser une partie des frais de transport engagés par le ou la stagiaire.
Tuteur ou tutrice: Personne qui encadre le ou la stagiaire dans ses missions au sein de l'organisme d'accueil.

V

Validation du diplôme: Le stage est, en plus du contrôle continu et de la réussite aux examens, ce qui permet de valider une licence ou un master.
Volume horaire hebdomadaire: Doit obligatoirement être mentionné dans la convention de stage de l’étudiant ou de l’étudiante.